Zo voorkom je dat je e-mail in de spam belandt
Voorkom dat jouw marketing e-mails in de spambox belanden
Het zal je maar gebeuren: je hebt tijd gestoken in het maken van een mooie e-mail, maar je ontvangers zien het niet omdat de mail in de spambox belandt. De nachtmerrie van iedere (CRM) marketeer! Gelukkig zijn er een aantal stappen die je kunt nemen om te voorkomen dat je mail als spam wordt aangemerkt. Benieuwd welke? Lees snel verder!
De stappen tegen spamgevoeligheid
De ‘regels’ rondom spam veranderen iedere dag en zijn bij elke e-mail provider of e-mail client anders. Je zou er een dagtaak van kunnen maken om alle regels bij te houden en elke mail tot in de puntjes op orde te hebben. Zeker als je meer wilt dan alleen een simpele e-mail met tekst.
Ondanks dat het moeilijk vast te stellen kan zijn waarom een e-mail in de spam box terecht komt, zijn er een aantal punten waar je op kunt (en eigenlijk moet) letten. In dit blog de belangrijkste.
Optimaliseer je afzendadres
Stop met het gebruik van een info@ e-mailadres voor het versturen van e-mails met daarin informatie die je zelf wilt pushen
Veel marketing e-mails worden verstuurd vanaf een info@-e-mailadres. En dat lijkt logisch, want je stuurt tenslotte informatie. Daarnaast kom je het vaak tegen in advertenties, op bestelbusjes, etc. Alleen zit daar ook de valkuil: het internet, en daarmee de wereld van e-mailproviders en spamfilters, gaat er vanuit dat info@ gebruikt wordt voor reclame, en dus spam mails. Een info@ e-mailadres kan wel veilig gebruikt worden om door de ontvanger zelf aangevraagde info te delen.
Welk e-mailadres wel?
Een fijn antwoord: het maakt niet zo veel uit, zolang het maar logisch is. Als het voor jezelf logisch is, dan is de kans groot dat een spamfilter dit ook zo ziet. Een nieuwsbrief kun je bijvoorbeeld sturen vanaf nieuwsbrief@ of newsletter@, order-informatie bij een bestelling kan dan van webshop@ afkomstig zijn.
Stel alleen een reply-to-adres in, als deze anders is dan het afzendadres
Is je reply-to adres hetzelfde als je afzendadres? Laat deze dan leeg. Als je 2x hetzelfde e-mailadres invult, wordt je mail sneller als spam gezien.
Het reply-to veld bij je e-mailinstellingen hoef je alleen in te vullen als deze afwijkt van het afzendadres. Voorbeeld: je orderbevestiging wordt verstuurd door webshop@, maar een eventueel antwoord op deze e-mail moet naar klantenservice@.
Zorg dat al je e-mailadressen hetzelfde domein gebruiken
Door 2 verschillende domeinen te benoemen in de meta-data van de e-mail wordt deze spamgevoeliger.
Voorbeeld: je hebt een webshop waarbij de klantenservice is uitbesteed. Het kan zijn dat je je klantenservice e-mails via een andere tool verstuurt dan je marketing e-mails. Veel marketeers zijn hierdoor geneigd om orderbevestigingen te sturen vanuit webshop@domeinA.nl en stellen het reply-to in als klantenservice@domeinB.com. Voorkom dit.
Voeg alt-teksten toe aan al je afbeeldingen
Denk ook aan iconen, logo’s, pijlen, etc.
De meeste e-mails die verzonden worden, bevatten tegenwoordig afbeeldingen (een logo van het bedrijf, een Facebook of YouTube icoon, etc.). Denk eraan dat alle afbeeldingen worden voorzien van een alt-tekst, dus ook iconen, logo’s pijltjes, etc.
Voeg afbeeldingen toe in het juiste, liefst zo klein mogelijke, formaat
Doordat het internet sneller is geworden, is de noodzaak om kleine e-mails te sturen minder groot, maar let wel op! Spamfilters kijken naar de verschillen tussen de grootte van een in de mail geïmporteerde afbeelding en het formaat waarop deze in de e-mail getoond wordt. Zorg ervoor dat deze afmetingen zoveel mogelijk 1:1 gelijk zijn.
Vermijd emoji’s
Emoji’s zorgen er helaas voor dat e-mails sneller als spam worden aangezien. Wil je je e-mail wat opvrolijken, zorg dan voor beter beeldmateriaal.
Vermijd spamwoorden
Er zijn woorden die ervoor zorgen dat een e-mail sneller als spam wordt aangemerkt. Een gestandaardiseerde lijst met woorden die als spam gezien worden bestaat niet, maar hier vind je een vrij uitgebreide en overzichtelijke lijst die inzicht geeft.
“Bij Clever Strategy zijn we onlangs bezig geweest met een e-mail die door een bepaalde provider steevast in de spam terecht kwam, totdat het woord “poes” werd vervangen. Als dierenwinkel is het moeilijk om dit woord te vermijden, maar bedenk dat het lonend kan zijn om hier kritisch naar te kijken.”
Vermijd woorden in HOOFDLETTERS
Om de aandacht te trekken wordt er ook vaak gebruik gemaakt van woorden die volledig met hoofdletters ingevoerd worden. En dat trekt de aandacht, zeker als je het gebruikt in het onderwerp van je mail. Helaas is deze manier om de aandacht te trekken er ook een die veel spammers gebruiken.
Vermijd woorden in HOOFDLETTERS niet alleen om spam te voorkomen. Het lezen van woorden in hoofdletters kost meer energie. Hierdoor is je boodschap moeilijker te begrijpen.
Optimaliseer ook de tekst versie
De Tekst-versie van je mail is de versie van je mail zonder opmaak. Steeds meer bedrijven bieden geen aparte tekstversie meer (of beperken tot een link naar de webversie van de e-mail). Voor email clients daardoor een makkelijke methode om reclame mails te herkennen. Een van de manieren om spam tegen te gaan, is door te kijken of er verschillen zijn tussen de tekstversie en de html-versie van de e-mail. Belangrijk dus, om ook een tekst-versie met daarin de volledige tekst van je e-mail te maken. Dit hoeft niet moeilijk te zijn:
- Zorg ervoor dat je ‘normale’ versie klaar en goedgekeurd is.
- Kopieer alle tekst naar de tekstversie en voeg hier een daar een lege regel toe voor de overzichtelijkheid.
- Let op dat je ook alle links in de tekst-versie meeneemt.
Voeg altijd een unsubscribe-link toe
E-mails zonder unsubscribe-link worden sneller als spam aangemerkt.
Het is verplicht om in je nieuwsbrief een uitschrijf/afmeldmogelijkheid te hebben. En wat heb je te verliezen? Misschien schrijven meer mensen zich uit, maar dat zijn de mensen die toch al geen grote binding met je bedrijf hadden.
Veel bedrijven voegen de unsbscribe-link toe aan de footer van hun e-mail. Aandachtspunt hierbij voor Gmail: bij grotere e-mails laat Gmail maar een beperkt deel van je e-mail zien, waardoor je unsubscribe-link wegvalt.
Nog steeds geen idee waarom je mails in de spam belanden?
Of kun je hulp gebruiken bij het logisch en technisch inrichten van je e-mailstructuur? Neem gerust contact op, dan zoeken we samen naar een oplossing!